ビジネス

2019/01/30

新元号に変わる前に知っておきたい企業の各種手続きと費用

2019年5月1日より平成から新元号へ変更されます。新元号の発表自体は、4月1日の閣議決定後を予定しているそうですが、各業界の担当者は「たった一か月で新元号への変更手続きを終えられるだろうか」と不安でしょう。

忘れてはいけないのが、企業における各種変更手続きにともなう、コストの問題です。いざ決済のタイミングで慌てることのないよう、今からできる新元号変更のための費用についてご紹介します。
 

元号変更による経理への手続き負担とは

 
元号の変更で上を下への大騒ぎとなるのは、何もカレンダー業界だけではありません。各業界で使用している社内システムや書類にも、元号が使用されているものは多いのです。
 
元号変更の際は、それらシステムや書類の変更に要する労働負担や、人件費などの経理的負担も把握しておきましょう。
 

■各種業務での手続き負担






まずは、社内で元号を使用している部分について確認します。
 
・契約書
・領収書
・請求書
・給与明細
・社会保険各種書類
・税務関係書類
・許認可申請書類
 
大まかにあげただけでも、これだけの書類の表記を確認する必要があるのではないでしょうか。給与明細など自社内で完結する書類は、いっそこれを機に西暦表記へ変更する手もありますが、行政を通す各種書類はそう簡単にいかないのが悩みどころです。
 
省庁データの公開時には西暦表記を採用すると発表した政府ですが、各行政書類に関しては、今後も元号表記を予定しているとのこと。よって、社内や取引先でやりとりする書類を西暦に統一しても、社内システムの書式変更作業は避けて通れないのです。
 
業務用ソフトを使用しているのであれば、メーカーがどのようにアップロード対応するのかを事前に確認しておく必要があります。
 
電子上の表記はもちろん、印刷物の変更も忘れずに。オリジナルデザインで領収書や納品書などの用紙を作成している場合は、新元号用のものを作成すると同時に、旧デザインの在庫調整を視野に入れておきましょう。
 

■システム修正による税処理

ただ平成の表記を新元号に書き換えるだけだから、人件費はそれほどかからない、と思っている事業主や経理担当者の方は要注意。2019年の新元号に関するシステム修正には、実は以下のような問題点が存在します。
 
・システム面の新元号変更の経験者不足
・「昭和100年問題」の懸念
・2000年問題でも起こった税務上の混乱
 
半世紀以上続いた昭和と、30年続いた平成。現在、企業内に昭和から平成へのシステム変更を経験した担当者はほとんどいません。各社のシステム担当者は、経験したことのない元号の変更作業を、場合によっては誰が作ったか曖昧な古い社内プログラム相手に行うことになります。
 
昭和から平成へ変わる際の担当者も、システム変更で非常に難儀した結果、プログラム上では昭和2ケタ表記を未だに続けている会社もあるそうです。これは問題の先送りでしかなく、現に昭和100年で3ケタ表記となる西暦2025年には、2000年問題に似たシステム誤作動の可能性が懸念されています。
 
これらの問題点を避けるために、相応の人員や時間を割かなければならないことは、想像に難くないでしょう。比例してコストも膨れ上がるため、税務上の問題も出てきます。
 
今回のようなシステム修正にかかる費用は、税務上、「修繕費」あるいは「資本的支出」として計上しなければなりません。どちらで計上すべきか、2000年問題の際にも大きな混乱を呼びました。
 
簡単に解説すると、それぞれ以下のように分けることができます。
 
・修繕費・・・元号変更でシステムに不具合が出ないためのシステム修正(修繕)
・資本的支出・・・システム修正で機能が大幅にアップもしくは新機能追加(資産計上)
 
スムーズに新元号が表記されるようにシステム修正する程度であれば、修繕費扱いとなりますが、新しい機能を追加するなど資産的価値を上げると、資本的支出となります。
 
行政で今後も元号表記が利用される以上、システム変更は必須です。税務関連で不明な点は税理士へ、社会保険の表記などは社会保険労務士へと、各専門家に相談して、間違いのないよう手続きとシステム修正を行ってください。
 

■新元号に変更後の注意点

 

新元号への変更手続きは、容易ではありません。システム面の複雑さは当然ながら、コスト面でのトラブルも起こりやすくなります。
 

■改修費用がかさむ

 
前述のとおり、新元号にともなうシステム変更は税務上の計上に関わるほどコストがかかるものです。ただ『平成』の表記を変えるだけで良い、と安易に考えていると、思わぬ出費で頭を抱えることになりかねません。
 
印刷物の変更費用や、旧デザインの印刷物の廃棄費用も必要です。まとまったお金を用意できそうにない場合は、一時的に資金を調達できるサービスを利用するのも良いでしょう。
 
たとえば個人事業主の場合は、気軽に借りることのできるカードローンなどがおすすめです。『MONEY CARD EX』など、個人事業主向けのサービスを選べば、それなりに大きな金額でも比較的簡単に申し込めます。
 

まとめ

 
新元号に変わる2019年5月1日までに、社内のシステムや印刷物の変更手続きが必要です。ただ表記を書き換えるだけに終わらず、あらゆる問題が懸念しされているため、変更手続きには大きなコストがかかりそうです。
 
個人事業主など、システム変更のためのまとまった資金が用意できそうにない方は、カードローンなど一時的に借り入れる方法も視野に入れておきましょう。
 
注意点は、カード発行には事前審査や書類発送など日数が必要になること。資金の目途が立つか分からないときは、保険の意味も込めて早めにカード発行手続きのみ済ませておくのもおすすめです。
 
 

この記事が気に入ったらシェアしよう!

新元号に変わる前に知っておきたい企業の各種手続きと費用

急な出費に困ったときに!安心の一枚!カードローンはクレディセゾンMONEY CARD